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Guía de Configuración
Gestión de Usuarios
Si deseas optimizar el uso de Hessy y gestionar adecuadamente el acceso en múltiples dispositivos, te recomendamos seguir estas pautas:
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Adquirir Usuarios Adicionales: Si tu clínica ha crecido y necesitas que varios profesionales tengan acceso al sistema, te sugerimos adquirir usuarios adicionales. Esto te permitirá asignar un usuario único a cada persona y controlar fácilmente quién accede al sistema desde distintos dispositivos. Además, facilita que varias personas trabajen de forma simultánea sin generar conflictos, como al agendar citas o revisar la historia clínica. Si un doctor ya no trabaja en la clínica, puedes eliminar su usuario adicional de forma sencilla.
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Uso Correcto en Múltiples Dispositivos: Si deseas usar tu cuenta en diferentes dispositivos (por ejemplo, en una computadora y una tablet), asegúrate de cerrar la sesión en un dispositivo antes de iniciar sesión en otro. Esto permitirá que el sistema funcione correctamente y evitará errores de acceso. Si es necesario que dos personas trabajen de manera simultánea, es importante contar con un usuario adicional.
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Cambiar el Correo Electrónico del Usuario Principal: Para cerrar todas las sesiones activas en otros dispositivos, debes cambiar no solo la contraseña, sino también el correo electrónico asociado al usuario principal. Esto garantiza que las sesiones previas se cierren y se restringe el acceso a los dispositivos no autorizados.
Si tu clínica ha crecido y necesitas una gestión más eficiente y segura, adquirir usuarios adicionales te permitirá trabajar sin interrupciones.
-Gestión de Usuario
En Configuración | Usuarios, puedes otorgar permisos, cambiar contraseñas y eliminar usuarios adicionales.
• Usuarios Adicionales: Si olvidas tu usuario o contraseña, solicita ayuda al administrador de la cuenta Hessy. Para gestionar usuarios adicionales, toca Configuración y luego Usuarios.
Creación de Usuarios Adicionales: Para agregar un nuevo usuario, primero adquiere los usuarios adicionales necesarios. Estos son útiles para trabajar simultáneamente en diferentes dispositivos. Toca Crear después de habilitar el usuario adicional.
Permisos: Para otorgar o restringir permisos, toca Editar en el usuario adicional y selecciona las opciones correspondientes.
Toque para otorgar o restringir permisos disponibles
⚠️ Importante: Cada usuario debe tener un email diferente. Asegúrate de que los permisos necesarios estén habilitados, especialmente si el usuario adicional no ve iconos como Agenda, Pacientes o Caja. El usuario administrador debe activar los permisos necesarios.
Listado de Tratamientos
Crea y gestiona una lista de tratamientos con importes sugeridos para usar en presupuestos y odontogramas. Para comenzar, toca Configuración y luego Tratamientos.
• Agregar Tratamiento: Toca Crear para añadir un nuevo tratamiento.
• Editar o Eliminar: Puedes modificar o eliminar tratamientos existentes según sea necesario.
Opcionalmente, añade un nombre y costo para cada tratamiento para mantener tu listado actualizado.
Información de la Clínica
La información de tu clínica se muestra en el encabezado de las plantillas imprimibles y en los documentos generados, como presupuestos y reportes de pacientes en Hessy. Para actualizar estos datos, toca Configuración y luego Datos de la Clínica.
⚠️ Importante: Asegúrate de ingresar solo una dirección de correo electrónico en el campo correspondiente.
Anamnésis
Para gestionar los parámetros de anamnésis, toca Configuración y luego selecciona Parámetros.
• Agregar Parámetro: Escribe el nuevo parámetro y toca Crear.
• Editar o Eliminar: Puedes modificar o borrar parámetros existentes según sea necesario.
Estos parámetros estarán disponibles para visualizar en el expediente del paciente, en la pestaña Historia Clínica.
Guía de Expedientes de Pacientes
Agenda y Recordatorios
Para acceder a la agenda, toca el icono de Agenda en la barra lateral izquierda. Cada doctor se identifica con un color en las columnas verticales.
Los puntos de color en las citas indican el estado del evento: por ejemplo, el punto verde significa que el evento está confirmado.
Crear Cita: Toca un espacio vacío en la columna del especialista deseado, añade una descripción y selecciona un paciente registrado.
Si el paciente es nuevo, toca Crear nuevo y completa los datos. Ajusta el horario si es necesario y toca Guardar.
Editar o Eliminar: Toca el evento para modificar o eliminar una cita. Puedes asignar estados como confirmado o cancelado a los eventos editados.
⚠️ Recordatorios Automáticos: Hessy envía automáticamente un recordatorio por email un día antes de la cita. Avisa a los pacientes que verifiquen la bandeja de correo no deseado para asegurar la correcta recepción de futuros recordatorios.
• Comunicación por WhatsApp: Utiliza la vista en lista de la agenda para abrir una charla por WhatsApp y recordar al paciente sobre la cita. Se recomienda usar la versión de escritorio de WhatsApp para mayor comodidad. Asegúrate de verificar el mensaje sugerido, la fecha y el horario antes de enviar. Los mensajes deben ser enviados manualmente para cada paciente.
⚠️ Importante: Verifica la exactitud del email y el número de teléfono para asegurar el correcto funcionamiento de los recordatorios y comunicaciones.
Documentos Imprimibles
Crea recomendaciones y documentos imprimibles o para compartir, como recetas, justificantes médicos, presupuestos, pagos, historia clínica, consentimiento informado, términos y condiciones, y más.
Acceso: Toca el icono de la impresora en la barra lateral izquierda.
Crear Nuevo Documento: Toca Crear para elaborar un nuevo documento imprimible.
Personalización: Los documentos incluyen el logotipo y datos de la clínica registrados en Configuración / Datos de la Clínica. Personaliza el contenido usando las herramientas de edición disponibles.
Descargar y Compartir: Toca Descargar para generar un archivo PDF listo para imprimir o compartir. Usa el icono del cesto de basura rojo para eliminar formatos imprimibles.
Presupuesto del Paciente
Accede al expediente de un paciente y toca la pestaña Presupuesto. Luego, toca Crear para elaborar un nuevo presupuesto o selecciona uno existente.
• Identificación: Los presupuestos se pueden identificar con un nombre descriptivo.
• Añadir Tratamientos: Selecciona tratamientos o prestaciones previamente creados en Configuración. Puedes editar el precio sugerido y añadir diferentes tratamientos para sumar al total del presupuesto.
• Notas: Utiliza el campo de notas para registrar pagos, anticipos u otra información relevante.
• Presupuesto Aprobado: Marca la opción Presupuesto Aprobado para generar una deuda del paciente y relacionarla con los pagos registrados, permitiendo conocer el saldo pendiente.
Gestión de Imágenes en el Expediente
Es crucial que todas las imágenes digitales que subas y exportes cuenten con el respaldo legal adecuado en tu país para evitar problemas futuros. Recuerda que Hessy es una herramienta odontológica, no un software contable o legal.
1. Imprimir: Toca Imprimir para generar archivos PDF con las imágenes.
2. Guardar Archivos: Almacena tus archivos PDF en una ubicación segura, ya sea en tu computadora o en un servicio en la nube confiable, como Google Drive o Dropbox, para fácil acceso y protección.
3. Exportar y Anotar: Al exportar tus expedientes en formato PDF, puedes agregar anotaciones o marcas para mejorar la comunicación con tus pacientes. Exporta hasta 10 imágenes por paciente y, si es necesario, elimina imágenes antiguas para mantener el expediente actualizado.
Proceso correcto para exportar imágenes en el expediente de Hessy:
-Iniciar sesión en Hessy: Ingresa a tu cuenta desde el panel principal.
-Seleccionar Paciente: Ve a la sección de «Pacientes» y selecciona el paciente del cual deseas exportar las imágenes.
-Acceder a Imágenes: Dentro del expediente del paciente, busca la pestaña de «Imágenes». Aquí verás todas las imágenes que has subido al expediente clínico.
Descargar Imágenes:
-Para exportar imágenes, selecciona la opción de Imprimir dentro del expediente del paciente.
-Esto generará un archivo en formato PDF que contiene las imágenes seleccionadas.
Guardar Archivos PDF:
Luego, puedes almacenar estos archivos PDF en tu computadora o en un servicio de almacenamiento en la nube, como Google Drive o Dropbox, para asegurar su respaldo y acceso futuro.
Límite de Exportación:
Es posible exportar hasta 10 imágenes por paciente. Si es necesario liberar espacio, se recomienda eliminar las imágenes antiguas una vez exportadas.
Gestión de Caja
Para acceder a la caja, toca el icono de Caja en la barra lateral izquierda.
Agregar Transacción: Introduce una descripción, selecciona si es un ingreso o egreso (pago o gasto), e ingresa el importe. Indica la forma de pago (efectivo o tarjeta) y toca AGREGAR.
Filtrar Registros: Utiliza la opción de filtros para ver el total de ingresos o egresos por rango de fecha.
⚠️ Automatización: Todos los pagos registrados en los expedientes de los pacientes se reflejan automáticamente en la caja.
Odontograma del Paciente
Accede al expediente de un paciente y selecciona la pestaña Odontograma. El último odontograma editado se mostrará en pantalla. Para crear uno nuevo o editar otro, toca Volver al listado.
Agregar Tratamiento: Toca Agregar para añadir un nuevo tratamiento.
1. Marca y Símbolo: Selecciona el tipo de marca, pinta las caras de las piezas dentales o inserta un símbolo.
2. Estado: Elige un estado identificado por color (preexistente, por realizar o realizado).
3. Aplicar Marca: Pinta una cara de la pieza o inserta un símbolo.
Observaciones y Prestaciones: Selecciona una prestación o añade una observación para incluir en el odontograma, y toca Agregar. Asegúrate de que las prestaciones o tratamientos estén previamente agregados en Configuración.
Listado de Tratamientos: Consulta el listado de tratamientos agregados.
Registro de Pagos
Accede al expediente de un paciente y toca la pestaña Pagos.
• Registrar Pago: Añade una descripción y monto del pago que deseas registrar, luego toca Agregar.
• Reflejo en Odontograma y Presupuestos: Si se añade un precio a las prestaciones en el odontograma, se reflejará automáticamente como deuda del paciente. Los presupuestos aceptados también se mostrarán como deuda pendiente.
• Cálculo del Saldo: El total de los pagos registrados se resta de los presupuestos aceptados o tratamientos con precios asignados en el odontograma. El saldo final representa el importe pendiente del paciente.
Expediente | Historia Clínica
Accede al expediente de un paciente y selecciona la pestaña Historia Clínica.
• Seguimientos: Toca la pestaña Seguimientos para dejar mensajes sobre la evolución o descripción de los tratamientos del paciente.
• Examen Físico: Selecciona la pestaña Examen Físico para añadir la información correspondiente.
• Examen Clínico: Toca la pestaña Examen Clínico para ingresar los detalles necesarios.
• Anamnesis: Accede a la pestaña Anamnesis y selecciona los datos a registrar, previamente personalizados en Configuración.
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